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ROI & TCO - Grundlegende Fragen zur Anschaffung

"War ja klar! Igendwann nervt er mich mit grässlichen Abkürzungen!"

Das stimmt: Eigentlich wollten wir es vermeiden, merkwürdige Fachbegriffe und grässliche Abkürzungen zu verwenden, aber diese beiden sind so fundamental, dass du sie dir wirklich einprägen, in den Schreibtisch einritzen oder (besser: und) an die Wand sprayen solltest.

  • ROI = Return on Investment
    Diese Abkürzung  beantwortet dir die wichtigste Frage überhaupt: "Wann rentiert sich meine Investition? - Ab wann habe ich das Geld, das ich ausgegeben habe, wieder drin? - Ab wann mache ich damit Gewinne?"
     
  • TCO = Total Cost of Ownership
     Diese Abkürzung gibt Antworten auf die Fragen "Was kostet mich die Anschaffung insgesamt, also über den reinen Kaufpreis hinaus? - Mit welchen Gesamtkosten - einschließlich Schulung, Pflege, Wartung, etc. pp. muss ich wirklich rechnen?"

 

Es soll ja Leute geben, die glauben, dass es reicht, wenn sie den reinen Kaufpreis einer Anschaffung kennen. Und im Privatleben mag das meistens auch zutreffen. Im unternehmerischen Dasein unterwerfen wir aber alles, was wir machen, einer einzigen Frage:

  1. Kann ich damit Gewinn machen?
  2. Und wenn ja: Wie viel?

Und damít wir es leichter haben, machen wir es an einem Beispiel fest:

Stelle dir vor, du brauchst EDV (Computer, Drucker, und all das Zeug) für dein Unternehmen. Du hast dir die Computer schon zugelegt und überlegst nun, welche Büro-Software die richtige ist.

Soll es Open Office sein? (Das gibt es kostenlos.) - Oder nimmst du doch das teure Microsoft Office? (Das kostet, je nach Umfang, zwischen 100 und 500 Euro)

Auf den ersten Blick scheint die Antwort eindeutig zu sein: Allein der Kaufpreis (hier kostenlos - dort mindestens 100 Euro) gibt eine klare Antwort. ... Aber ist es auch aus unternehmerischer Sicht immer so eindeutig?

Gesamtkosten einer Anschaffung (TCO)

"Wie jetzt?! Ist das nicht der Kaufpreis ... und gut ist?!"

Als privater Nutzer ist es uns meistens ziemlich egal, welche Folgekosten entstehen: Die allermeisten dieser Kosten bügeln wir mit "Egal!" oder "Na und?! Ich habe doch genug Zeit, die Gebrauchsanweisung zu lesen!" einfach platt. In der Geschäftswelt haben wir aber andere Anforderungen. Hier interessiert uns nicht nur der reine Anschaffungspreis, sondern auch, was es kostet, die Anschaffung zu unterhalten und ihr so viele Mehrwerte abzuringen, dass sie uns bald in die Gewinnzone bringt.

Deshalb müssen wir uns dabei mit ALLEN KOSTEN beschäftigen, die im Laufe der

  • Vorauswahl
  • Anschaffung
  • Nutzung
  • Pflege
  • Wiederherstellung
  • etc.

anfallen.

Diese Kosten sind sehr unterschiedlicher Natur, weshalb wir einfach mal unser oben genanntes Beispiel ("Open Office" oder "Microsoft Office") weiterführen. Deine Aufgabe ist es, für deine eigenen Anschaffungen alle Kostenfaktoren zu finden und in die entsprechenden Anschaffungs-Überlegungen einfließen zu lassen.

  • Kenntnisse der Nutzer (= Mitarbeiter)
    Wenn deine Mitarbeiter mit einer Büro-Software arbeiten sollen, hängen die Arbeitsgeschwindigkeit, die Effizienz, die Fehlerfreiheit und viele andere Faktoren der Nutzung maßgeblich davon ab, wie gut sie mit der Software umgehen können. Wenn deine Mitarbeiter beispielsweise zu Hause bereits Microsoft Office einsetzen (vorinstallierte PC haben meistens Microsoft Office installiert), fällt ihnen der tägliche Umstieg zwischen Microsoft Office (zu Hause) und Open Office (in der Firma) möglicherweise nicht allzu leicht. Eventuell besteht dann sogar gelegentlicher Schulungsbedarf, der zusätzliche Kosten produziert.
     
  • Nutzungsgrad der Kunden
    Sehr häufig wirst du die verschiedensten Dokumente mit deinen Kunden austauschen wollen oder müssen. Rechnungen als Word-Dokument, Planungs-Kalkulationen als Excel-Dokument und vielleicht auch PowerPoint-Präsentationen. Wenn du hier auf Open Office setzt, zwingst du deine Kunden zur Reaktion: Entweder sie müssen sich auch Open Office zulegen, oder sie verweigern die Kooperation mit dir. Oft kannst du solche "fehlende Zusammenarbeit der Software" dadurch ausbügeln, dass du auf ein austauschbares Format (beispielsweise PDF) ausweichst, das dann wieder beide lesen können. Doch für dich bedeutet das auch, dass du erneut zusätzlichen Aufwand für das Erlernen und ggf. den Kauf entsprechender Lizenzen provozierst, der sich entsprechend auch finanziell (auch Zeit ist für uns Unternehmer bares Geld) niederschlägt.
     
  • Installationskosten
    Nach dem Kauf folgt die Installation der Software. In diesem speziellen Fall gibt es mittlerweile keine Unterschiede mehr - beide lassen sich gleich gut installieren und einrichten. Wenn du aber spezielle Branchen- oder Fach-Software nutzen wolltest, kann es leicht passieren, dass der günstige Lizenz-Preis durch anfallende Installationskosten ("Das macht unser Software-Profi für Sie. Sie zahlen nur ... Euro dafür.") schon deutlich ansteigen kann.
     
  • Wartungskosten
    Auch Software will gewartet werden. Sonst lässt sie dich irgendwann warten. Und auch hier gibt es keine besonderen Unterschiede mehr zwischen Microsoft Office und Open Office. Aber bei Branchen- und Fach-Software sehr wohl! Wenn hier auch wieder ein Spezialist anrücken muss, oder wenn man sogar "monatliche Wartungspauschalen" zahlen muss, wird der anfänglich supergünstige Lizenzpreis erneut ordentlich ansteigen und immer unattraktiver.
     
  • Aktualisierungskosten (neue Version)
    Software neigt - ebenso, wie Maschinen - dazu, sich "abzunutzen". In diesem Fall wird nicht irgendwann eine Nockenwelle aus deinem Computer fallen und Office einfach stehen bleiben, sondern modernere Versionen mit effizienteren Funktionen werden auf dem Markt erscheinen. Auch hier gilt es, abzuwägen, ob die "Kostenrunde" (also Anschaffung, Installation, Schulung, Wartung, etc.) sich lohnt ... bzw. ab wann sie sich lohnt.
     
  • Schulungskosten
    Hier ist es in aller Regel eine einfache Faustregel: Je häufiger das Produkt, je beliebter es ist, desto günstiger wirst du qualifizierte Schulungen für dich und deine Mitarbeiter bekommen. Umgekehrt gilt: Je unwahrscheinlicher der Einsatz dieses Produktes in den Firmen ist, je seltener es genutzt wird, desto höher sind die Preise für Schulungen und Weiterbildungen.
     
  • Weitere Kosten
    Für unsere Software-Auswahl fallen jetzt keine weiteren einzukalkulierenden Kosten an. Bei anderen Anschaffungen können hingegen Stromkosten, Lagerkosten, allgemeine Betriebskosten, weitere Nebenkosten, etc. pp noch anfallen. Auch diese Kosten MUSST DU UNBEDINGT auf den Anschaffungspreis aufschlagen. Veranschlage dazu durchschnittliche Werte (lieber zu hoch als zu niedrig) über den Abschreibungszeitraum der Anschaffung (bei Software = 4-5 Jahre).

Kosten, die sich schwer beziffern lassen, solltest du mit pauschalierten (= durchschnittlichen, geschätzten) Umsatzverlusten aufrechnen. Beispielsweise ist es schwer zu beziffern, wie viele deiner Kunden nicht das Open Office nutzen und dennoch Schwierigkeiten haben werden, deine Dateien nutzerfreundlich anwenden zu können. Dennoch wirst du davon ausgehen müssen, dass Kunden, die dein Angebot nicht öffnen können, nicht immer so freundlich sind, dich auch darauf hinzuweisen. Im Gegenteil. Vielfach ignorieren sie dann deinen Versuch, mit ihnen Umsatz zu machen und kümmern sich lieber um die Anbieter, deren Angebote sie lesen können...

Erst die SUMME ALLER KOSTEN stellt dir deine TCO, also deine "Gesamtkosten während des Betriebes", eindeutig dar.

TCO-Beispiel

Das war jetzt viel Holz. Deshalb machen wir es an einem Praxis-Beispiel fest:

Microsoft Office
Die Anschaffung schlägt mit 175 Euro pro Benutzer (= wir nehmen 5 Benutzer an) zu Buche. Da alle Mitarbeiter schon seit vielen Jahren mit Word, Excel, Outlook und Co. vertraut sind, benötigen wir keine Schulung. Die Software wird vom externen Administrator betreut, der schon unsere Windows-Server und Desktop-Computer pflegt und deshalb selbst mit Microsoft Office vertraut ist.

Open Office
Die Anschaffung ist kostenfrei. Auch hier nehmen wir 5 Benutzer an. Da die Mitarbeiter aber schon seit vielen Jahren Microsoft Office nutzen, wollen wir die Einarbeitungszeit verkürzen und planen eine Schulung (1 Tag) ein, die von einem externen Trainer gehalten wird. Die Software wird auch hier von unserem externen Admin betreut, der schon unsere Server und Desktop-Computer pflegt.

In diesem Fall sieht die Rechnung wie folgt aus (Beispielrechnung! - Muss nicht zwingend auf dich zutreffen!):

 

 Kostenfaktor Open Office
Microsoft Office
Anschaffung - €
175 x 5 = 875 €
Schulung 450 €
-
Installation 0,25 Stunde = 30 Euro
0,25 Stunde = 30 Euro
Administration 0,5 Stunde/Monat = 30 €/Monat
= 1.800 €
 0,25 Stunde/Monat = 15 €/Monat
= 900 €
sonstige Kosten
- €
- €
TCO (Abschreibungszeitraum)
2.280 €
1.805 €

 

Wo wir eben noch felsenfest überzeugt waren, dass das Open Office eindeutig der Gewinner dieser Messung und Bewertung ist - Immerhin ist es doch kostenlos! -, stellen wir nun ernüchtert fest: Ohne den genauen Blick hätten wir mal eben fast 500 Euro in den Sand gesetzt. Und hier sind Kompatibilitätskosten und Produktivitätskosten noch nicht bzw. nur teilweise eingeflossen...

Natürlich ist das nur ein plakatives Beispiel: Allerdings zeigt es dir sehr deutlich, dass nicht immer richtig ist, was zunächst "gefühlt wahr" zu sein scheint. Und als Unternehmer solltest du deshalb NIEMALS auf gefühlte Hoffnungen vertrauen, sondern JEDE Anschaffung

auf ihre tatsächlichen Gesamtkosten, also ihre TCO, abklopfen!

Wann rechnet es sich? (ROI)

Als Privatpersonen ist es uns meistens ziemlich egal - als Unternehmer wollen wir es aber ständig wissen: Wann rechnet sich unsere Investition? Wann haben wir die Kohle wieder raus? Ab wann mache ich mit dieser Investition wirklich Gewinn?

Und dazu gibt es eine - im Grunde sehr einfache - Formel:

Rendite (ROI) = Gewinn / Kapitaleinsatz

Der Kapitaleinsatz ist klar, nachdem wir die TCO bestimmt haben, aber wie ermitteln wir den Gewinn?

Und in der Tat ist das wieder mal "so ein individuelles Ding", hängt doch alles von deinem aktuellen IST-Zustand ab. Deshalb machen wir es an einem Beispiel fest:

Derzeit schreiben deine Mitarbeiter die Angebote, Aufträge, Rechnungen und Briefe an deine Kunden auf einer Schreibmaschine. Dabei schaffen sie pro Stunde ein Angebot oder eine Rechnung. Du überlegst nun, dir eine Büro-Software zuzulegen, mit der deine Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller erledigen können. Diese Software wird für deine 5 Mitarbeiter rund 2.000 Euro (TCO) kosten. Zugleich bist du sicher, dass sie damit 2 Angebote oder 2 Rechnungen pro Stunde schaffen können, so dass du 50% der Mitarbeiter in anderen Aufgaben - beispielsweise der Kundengewinnung - einsetzen kannst.

(Der Einfachheit halber rechnen wir sie hier als "Freistellung", reduzieren also ihren Lohnanteil von derzeit 22 Euro brutto pro Stunde entsprechend. Tatsächlich würdest du sie irgendwo anders einsetzen, wo sie erneut Kosten erzeugen und - hoffentlich - Gewinne produzieren, so dass du weitaus umfangreicher kalkulieren musst. Aber für unser erstes Beispiel soll es als Veranschaulichung der Wichtigkeit reichen.)

Wir rechnen also:

Alte Kosten
=   22 Euro (pro Stunde) x 1 Stunde x 5 Mitarbeiter
=  110 Euro für fünf Angebote oder fünf Rechnungen

Neue Kosten
= 22 Euro (pro Stunde) x 1 Stunde x 2,5 Mitarbeiter
= 55 Euro für fünf Angebote oder fünf Rechnungen

Du sparst also hier 55 Euro pro Stunde. Folglich hast du bereits nach 36,4 Stunden deine Investitionskosten wieder eingespielt. Eine glasklare Aussage, nicht wahr?! Schon nach einer Woche beginnt deine Anschaffung, dir Stunde für Stunde 55 Euro in die Kassen zu spülen (oder genauer: Sie sorgt dafür, dass sie nicht aus der Kasse genommen werden müssen. ;) )...

Das ist nicht immer so einfach zu kalkulieren, manchmal sind es sogar steigende oder fallende Kurven, die du einplanen musst. Und schon gar nicht ist es immer so schnell, wie in unserem - zugegeben sehr plakativen - Beispiel.

Deshalb ist es wirklich wichtig, dass du dir den ROI für jede deiner Anschaffungen durchrechnest! Und erst dann entscheide, welche Anschaffung - insbesondere, wenn du die Wahl zwischen verschiedenen Alternativen hast - du tatsächlich machen willst.

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