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Die richtige EDV-Ausstattung

Gerade die nicht so großen Computer-Freunde unter uns machen sich oft gar keine Gedanken um die richtige Ausstattung mit der - mittlerweile omnipräsenten - Technik:

  • vom Telefon über das Laptop und den Computer bis zum Server
  • von der besten Einsteiger-Software über spezielle Branchensoftware bis zu komplexen, halb- und vollautomatischen Software-Lösungen

Dabei sind es gerade diese Instrumente, die wir alle fast jeden Tag brauchen. Und es sind genau diese Instrumente, die uns die Arbeit leichter - aber auch schwerer ;) - machen können.

Und fast wichtiger noch: Die Auswahl entscheidet, ob wir mit ihrer Hilfe Geld verdienen oder dank ihrer Sabotage Geld verlieren...

Ein erstes Beispiel

Grau ist alle Theorie. Deshalb machen wir mal ein einfaches Gedankenexperiment, worüber wir eigentlich reden:

Angenommen, du führst eine Firma, in der 5 Mitarbeiter tätig sind. Sie arbeiten gemeinsam an einer Software (eine gemeinsame Kursplanung vielleicht, oder ein Marketingplan, oder ein Produktionsplan).

Nun gibt es dafür - natürlich oder hoffentlich :) - auch Software. Wir gehen davon aus, dass es nur zwei verschiedene gibt. Nennen wir sie Software (A) und Software (B).

Was passiert nun aber, wenn wir Software (B) nehmen, weil ein Freund, Enkel oder Bekannter uns die vielleicht ans Herz gelegt hat, diese Software aber - vielleicht bedingt durch unterschiedliche Abläufe und Prozesse im Unternehmen - pro Tag und Mitarbeiter gerade einmal 15 Minuten mehr Aufwand erfordert, als Software (A)?

Rechnen wir es mal durch:

6 (du und deine Mitarbeiter) x 15 (Minuten pro Tag) = 90 Minuten pro Tag

Das ist jetzt noch nicht die Welt, oder?! Also rechnen wir mal weiter: Software behält ein Unternehmen mindestens 4 - 5 Jahre. Das ist allein der Abschreibungszeitraum; die meisten Unternehmen nutzen ihre Software viele Jahre länger...

90 (Minuten/Tag) x 200 (Arbeitstage/Jahr) = 18.000 Minuten = 300 Stunden
= 37,5 Arbeitstage/Jahr

In 5 Jahren sind es also:

37,5 (Arbeitstage/Jahr) x 5 (Jahre) = 187,5 Arbeitstage = fast 1 ganzes Mitarbeiter-Jahr

Allein die Auswahl der falschen und nicht perfekt zum Unternehmen passenden Software bedeutet für dich also, dass du alle fünf Jahre ein Jahr lang einen "zusätzlichen Mitarbeiter durchfüttern musst". Alternativ kannst du auch einfach eine zusätzliche Woche pro Jahr Betriebsferien machen...

DAS ist es, worüber wir hier reden. Und wenn sich schon lächerliche 15 Minuten pro Mitarbeiter so stark bemerkbar machen, was bedeutet es erst, wenn du pro Tag eine ganze Stunde verlierst, nur weil du die falsche Software ausgewählt hast?! Ganz zu schweigen davon, dass Programme, die sich zickig verhalten, einem auch gleich mal den Arbeitstag versauen können...

Die EDV muss helfen, Zeit zu sparen

Das beginnt damit, dass Hard- und Software sich mit geringem Aufwand installieren, einrichten und pflegen lassen müssen. Aber auch die Frage nach verständlichen Programmen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Partnern oder Mitarbeitern sollte im Zentrum der Betrachtungen stehen.

Die EDV muss zum Unternehmen passen

Im besten Fall kann man auf passende Hardware und spezifisch zugeschnittene Software zurückgreifen. Programme, die über zahllose Funktionen verfügen, die im Unternehmen nicht genutzt werden, verwirren nur und hemmen den produktiven Arbeitsfluss. Eine Prüfung der eigenen Anforderungen zur Auswahl geeigneter EDV ist also erforderlich.

Die EDV-Werkzeuge müssen zusammen arbeiten

Wenn Kundendaten mehrfach erfasst werden müssen, um diese in verschiedenen Anwendungen zu verarbeiten, ist ein EDV-System ineffizient und demotivierend. Moderne Software-Werkzeuge lassen sich heute vielfach eng miteinander verzahnen, so dass beispielsweise die benötigte Zeit für die Pflege der Daten auf ein Minimum beschränkt werden kann.

Zusammenfassung

Vor der Anschaffung von Hard- und Software sollten die individuellen Anforderungen analysiert werden, um neue optimierende Werkzeuge zu finden und Stolperfallen zu umgehen, die in der falschen Auswahl von IT-Ausrüstung lauern können.

  • Zeitersparnis und Motivation gehen Hand in Hand
  • Software, die nicht die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt, hemmt die Produktivität
  • Daten doppelt und dreifach in verschiedene Programme eingeben zu müssen, ist ineffizient
  • Die Kombination Hardware + Software muss optimal auf das Unternehmen abgestimmt werden

 

Quelle: Andrea Zander, SOLMON

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