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Save your Business - wie junge Unternehmen dank digitaler Buchhaltung überleben!

Rund 20.000 Unternehmen gingen laut Schätzungen der Unternehmensgruppe Creditreform im vergangenen Jahr insolvent. Von diesen 20.000 Unternehmen existierten rund 40 % weniger als 6 Jahre. Über 80 % der Unternehmen hatten demgegenüber lediglich bis zu 5 Beschäftigten.

Was sagt uns das? Kleine ebenso wie junge Unternehmen sind gefährdet. Und scheitern überdurchschnittlich oft. Aus dem Traum vom eigenen Startup wird so schnell ein Albtraum.

Warum? Die Gründe sind vielschichtig und wirklich fundierte Studien zu diesem Thema sind im Umkehrschluss rar. Ein Blick über den großen Teich lässt aber dennoch Schlüsse zu, die gleichermaßen für den deutschen Markt gelten. Der amerikanische Datenanalyst CB Insights hat sich die Mühe gemacht und über 200 gescheiterte Startups genauer unter die Lupe genommen.

Das Ergebnis? Bei nahezu jedem dritten Jungunternehmen ging das Geld aus. Nicht etwa das Produkt, das Team oder der Markt sorgten für das Scheitern, sondern die Planung und Strategie der unternehmensinternen Finanzen. Finanzplanung? Dazu gehört zweifelsohne auch der Bereich Buchhaltung.

Und genau hier beginnt das eigentliche Dilemma...

Warum du aufhören solltest,
alles selbst zu tun...

Gerade Startups und deren enthusiastische Gründer möchten am liebsten alles selbst erledigen. Geld ist (zu Beginn) schließlich eine kostbare Ressource und muss wann immer möglich geschont werden. Eigene Ressourcen in Form von Zeit einsetzen, ist vielerorts die Devise.

Was in vielen Bereichen richtig sein mag, endet beim Thema Buchhaltung häufig im Chaos. Denn Buchhaltung erfordert Expertise. Fehler können gravierende Folgen haben, führen zu Zuschätzungen durch das Finanzamt und sorgen im günstigsten Fall "lediglich" zu mehr fälligen Steuern. Im schlimmsten Fall erfolgt die Geschäftsaufgabe.

Halbwissen ist bei der Buchhaltung folglich gefährlich. Und trotzdem müssen dein Startup und du nicht in einen gut bezahlten Buchhalter investieren oder einen teuren Steuerberater engagieren, der euch das Thema vom Hals hält.

Digitale Buchhaltung, auch unter dem Buzzword Buchhaltung 4.0 bekannt, revolutioniert aktuell einen Bereich, bei dem sich gefühlt in den vergangenen Jahrzehnten wenig getan hat. Insbesondere jungen Unternehmen bietet das neue Möglichkeiten. Nicht nur in puncto fehlerfreier Buchhaltung, sondern vor allem in Sachen Unternehmensentscheidungen auf Grundlage von Echtzeitdaten.

Buchhaltung damals und heute...

Wenn behauptet wird, dass sich in den vergangenen Jahrzehnten in Sachen Buchhaltung wenig getan hat, dann ist das keine hohle Phrase. Es ist die Wahrheit.

Schauen wir hierzu konkret auf den (veralteten) Buchhaltungsprozess eines kleinen Unternehmens:

In einem Pendelordner oder einem Schuhkarton werden Papierbelege abgelegt. Falls eine Rechnung in digitaler Form vorliegt, wird sie ausgedruckt und im Anschluss händisch in den Ordner/Karton einsortiert.

Pendelordner bzw. Schuhkarton landen spätestens zum Quartalsende beim Steuerfachmann des Vertrauens, der entweder direkt bei der Firma angestellt ist (Buchhalter) oder als externer Dienstleister (Steuerberater) die anfallende Arbeit verrichtet.

Der Fachmann übernimmt nun seinerseits die Digitalisierung der Belege und überträgt sie in ein entsprechendes EDV-System. Im Anschluss erfolgt nun endlich die betriebswirtschaftliche Auswertung, die (gerade bei Startups) Grundlage für unternehmerische Entscheidungen sein sollte.

Kaum zu glauben, aber Buchhaltung läuft so an vielen Orten nach wie vor ab. Dabei geht es heute doch soviel einfacher: Digitalisierung und Automation machen's möglich!



Buchhaltung in der Cloud - Zukunft und Gegenwart

Wirft man einen näheren Blick auf die Entwicklung digitaler Buchhaltung, so erkennt man schnell, dass dahinter moderne Softwarelösungen stecken. Cloudbasierte Tools überschwemmen in diesem Bereich derzeit den Markt, wobei sich bei genauerem Hinsehen schnell die Spreu vom Weizen trennt.

Denn Buchhaltungssoftware ist nicht gleich Buchhaltungssoftware. Wie oben erwähnt, erfordert Buchhaltung Expertise. Und insbesondere digitale Buchhaltung muss eines gewährleisten: Deinem Startup und dir muss Arbeit abgenommen werden, was im Umkehrschluss bedeutet, dass Zeit und Geld gespart werden.

Wie das geht? Durch das passende Online-Buchhaltungstool mit folgenden Funktionen:

1.  Intuitive Angebots- und Rechnungserstellung

Auf Buchhaltungsebene sollte die Kommunikation zwischen Kunde und Startup im Idealfall folgendermaßen aussehen: Angebot, Auftrag und schließlich die Rechnung.

Dein Startup erstellt dabei das Angebot, welches der Kunden mit einem Auftrag bestätigt. Daraufhin erhält der Kunde Produkt oder Dienstleistung und im selben Zug die Rechnung.

Mit einer Buchhaltungssoftware wird der Prozess erleichtert. Die manuelle Erstellung von Rechnungen und Angeboten mit Microsoft-Office Produkten hat damit ein Ende.

Angebote im Handumdrehen

Das Erstellen von Angeboten darf nicht unnötig Zeit in Anspruch nehmen und muss dennoch hinsichtlich Professionalität elementaren Qualitätsansprüchen genügen.

Um das zu gewährleisten, können in einer modernen Buchhaltungssoftware Textvorlagen angelegt werden (Begrüßungstexte und Schlussformeln). Ebenso werden Kunden und Produkte einmalig im System gespeichert und können per Klick ausgewählt werden.

Die gesamte Angebotserstellung dauert bei entsprechender Routine somit nur wenige Sekunden. Das fertige Angebot kann im Anschluss direkt aus dem System per Post oder E-Mail verschickt werden. Alternativ steht das Dokument auch zum Downloaden oder Drucken zur Verfügung.

Professionelle Rechnungen

Eine Buchhaltung ohne Rechnungen gibt es nicht. Deshalb muss auf die Vereinfachung dieses Teilbereichs ein besonderer Fokus gelegt werden.

In der Praxis bedeutet das: Rechnungen können nach Auftrag eines Kunden entweder direkt im System aus dem Angebot umgewandelt werden. Oder sie werden analog zur Angebotserstellung mit wenigen Klicks automatisch generiert.

Bei Kunden mit schlechter Zahlungsmoral lässt sich die Rechnung übrigens auch direkt in eine Mahnung abändern. Damit wird durch das Buchhaltungstool auch dein internes Mahnwesen abgedeckt.

Mobilität: Rechnungen von unterwegs

Je nach Branche sind dein Startup und du viel unterwegs. Damit die Zeit auf Reisen effektiv genutzt werden kann, gibt es eine Mobil-App, die es möglich macht, die Buchhaltung auch unterwegs zu managen. Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen ist also auch problemlos während Bus-, Bahn- und Taxifahrten möglich.

2.  Automatisierte Belegerkennung

Pendelordner und Schuhkarton sind bei vielen Jungunternehmen nach wie vor gängige Praxis. Im digitalen Zeitalter kann man allerdings auf weitaus fortschrittlichere Prozesse zurückgreifen.

Soll heißen: Belege und Eingangsrechnungen werden digital gesammelt. Per Drag & drop werden die entsprechenden Daten vom Computer in das Programm gezogen - fertig. Bei Schnittstelle des Mailprogramms mit der Software erfolgt die Weiterleitung der Belege sogar automatisch.

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (Stichwort Machine Learning) werden die Belege in der Software analysiert. Durch die Analyse gelingt eine Kategorisierung, verbunden mit einer automatischen Verbuchung. KI heißt in diesem Kontext, dass das System dazu lernt. Je mehr Belege erfasst wurden, desto zuverlässiger ist die zukünftige Belegverbuchung.

Hin zur papierlosen Buchhaltung...

Und was passiert mit Papierrechnungen? Prinzipiell plädieren wir im Sinne der Umwelt für eine papierlose Buchhaltung. Es ist also durchaus legitim Belege und Eingangsrechnungen von Beginn an digital einzufordern.

Erhält man dennoch die ein oder andere Papierrechnungen, ist das kein Problem. Entweder greift man auf einen Scanner zurück und schickt das Dokument per Mail an die Software oder man nutzt die Mobil-App. Beleg abfotografieren und automatisch erfolgt nach Bestätigung die korrekte Erfassung und Verbuchung im System.

Dazu ein Beispiel: Mit dem Auto fährt dein 3-Mann-Startup die rund 90 km lange Strecke von Schwerin nach Rostock zu einem potenziellen Neukunden. Nach dem Kundenbesuch wird das Auto getankt. Mit der Mobil-App der Buchhaltungssoftware fotografierst den Tankbeleg. Der Tankbeleg wird automatisch verbucht und im System als Betriebsausgabe erfasst.

3.  Banking und Buchhaltung

Rechnungen überweisen, Kontoauszüge prüfen - als Startup will man seinen Cashflow dauerhaft im Blick behalten und das ist auch gut so. Das Lästige daran? Es geht massig Zeit verloren.

Als Unterstützung ist Banking bei cloudbasierter Buchhaltung integriert. Einmalig muss eine Schnittstelle zur Geschäftsbank eingerichtet werden. Danach können Überweisungen von fälligen Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungssystem getätigt werden - bei Bedarf mit entsprechendem Zahlungsziel.

Aber nicht nur Auszahlungen werden automatisiert. Auch der Eingang von Zahlungen wird registriert. Über die Rechnungs- oder Referenznummer findet eine Zuordnung statt und zugehörige Ausgangsrechnungen werden von fällig auf bezahlt geändert. Dabei findet die Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt.

Die Bankschnittstelle existiert in Deutschland dank des Banking Service Providers Figo mit allen gängigen Geschäftsbanken.

4.  Auswertungen in Echtzeit

An tagesaktuelle Auswertungen ist bei Einsatz eines Pendelordners nicht zu denken. Anders sieht die Situation bei digitaler Buchhaltung aus, basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen. Die Einahmen-Überschuss-Rechnung oder die Gewinn- und Verlust-Rechnung liefert Daten in Echtzeit.

Du und dein Startup treffen dadurch Entscheidungen auf Grundlage betrieblicher Statistiken und nicht auf Basis von Intuition.

5.  Weitere Funktionen

Gerade für Startups mit überschaubarer Mitarbeiterzahl gibt es weitere nützliche Features:

  • Schnittstelle Finanzamt: Umsatzsteuer-Voranmeldungen können per Klick erstellt und an das Finanzamt weitergeleitet werden.
  • Schnittstelle Steuerberater: Zum Jahresabschluss wird entweder ein branchenüblicher DATEV-Export zur Verfügung gestellt oder der Steuerberater wird direkt eingeladen, um im System mitzuarbeiten.
  • Rechtssicherheit dank GoBD-Konformität: Die GoBD definieren vom rechtlichen Standpunkt die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung. Ist die cloudbasierte Software GoBD-zertifiziert, handeln dein Startup und du in puncto Datenerfassung und -archivierung gesetzeskonform.

Das Risiko zum Scheitern minimieren...

Jährlich scheitern in Deutschland unzählige Startups, weil die buchhalterischen Basics fehlen und irgendwann das Geld ausgeht.

Damit dein Startup nicht zu denen zählt, die scheitern, solltest du einen digitalen Experten beim Thema Buchhaltung ans Werk lassen. sevDesk ist ein solcher Experte und unterstützt dich gerne. Dadurch hast du eine Sorge weniger und kannst dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

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